O Ano de 2018 é marcado pela entrada em vigor do eSocial, sendo que para as PMEs a data de início é o segundo semestre. Pesquisas recentes dão conta que nem todas as Pequenas e Médias Empresas conhecem os impactos em suas operações ou ainda estão preparados para o seu início. Para quem conta com um Escritório Contábil terceirizado, uma boa parte da comunicação será transmitida por este parceiro, mas é importante estar alinhado e preparado para uma troca de informações mais intensa. Então vamos lá! Neste texto vamos conhecer um pouco mais sobre o eSocial, seus impactos e como se preparar… 1- O que é o eSocial O eSocial é um projeto do Governo que faz parte do Sistema SPED, que vai exigir uma mudança no envio de informações e obrigações da Folha de Pagamento e da Previdência para um novo formato tecnológico. A entrada destes novo formato irá promover uma grande integração das informações trabalhistas antes enviadas através de várias obrigações espalhadas em órgãos e no tempo. Com isso, tudo ficará centralizado. Antes e Depois do eSocial Uma outra questão que ficará resolvida são as divergências de registros que no momento de cruzar informações surgem para o Governo. O eSocial substituirá obrigações como: CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados); RAIS (Relação Anual de Informações Sociais); GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social); DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte); PPP, MANAD, Fichas de Registros, CAT, entre outras. Com esta iniciativa o governo tem os seguintes objetivos: Garantir que os direitos trabalhistas e previdenciários sejam assegurados; Simplificar o envio de informações trabalhistas, e; Melhorar a qualidade das informações obtidas pelo governo. 2- Como ele mudará os processos empresariais? Ele irá modificar obrigações enviadas há muito tempo da mesma forma e ainda afetará diretamente processos empresariais. Vamos ver as principais mudanças: a) Haverá maior controle e cruzamento de dados Atualmente entregamos obrigações para diversos órgãos. É para a Previdência, FGTS, Receita Federal, MTE entre outros. A partir do eSocial todas essas obrigações serão integradas, enviando para o mesmo ambiente todas as informações antes enviadas a cada órgão. Isso significa que o nível de controle e a possibilidade de cruzar dados aumentará consideravelmente. b) Haverá necessidade de comunicação mais frequente com o Dpto Pessoal e/ou Escritório Contábil O eSocial é baseado em eventos, alguns são prévios, outros no período de fechamento de folha, mas também haverá eventos que deverão ser comunicados tão logo ocorram. Isso acontecerá por exemplo em Acidentes de Trabalho ou ainda na contratação de funcionários. Aquele jeitinho de o funcionário iniciar sem a assinatura prévia dos contratos, fazendo retroativo irá acabar. Com o eSocial, o processo de admissão deverá iniciar antes do efetivo início das atividades laborais. Alterações nos contratos como horários, cargos e salários também deverão ser enviados tão logo ocorram. c) Aumentará a quantidade de informações que deverão ser enviadas e controladas pelas empresas Junto com as mudanças, a quantidade de informação que será enviada é muito maior do que a processada no formato anterior. Toda a parte cadastral foi ampliada, e algumas informações internas serão transmitidas. Um exemplo disso são as Informações de Segurança e Medicina do Trabalho como o PPRA, PCMSO e Exames Médicos e as informações sobre Processos Judiciais ou Administrativos Trabalhistas. d) Aumento dos sistemas e ferramentas, e necessidade de certificado digital Para funcionar, o eSocial exigirá que as ferramentas sejam compatíveis com o Padrão. Isso exigirá um processo de assinatura e validação com certificado digital. Portanto, se uma empresa que estiver no MEI tiver um funcionário, por exemplo, deverá contratar a certificação digital para transmitir as informações.